Продолжение. Начало в № 33

Тайм-менеджмент позволяет не только рационально распределять свое время, но и ценить время людей, которые нас окружают. И в этом — его двойная выгода. Основной принцип: «отделять главное от незначительного». А потому, приступая к освоению азов тайм-менеджмента, определим, на какие занятия мы тратим свое время и попробуем разделить их по степени важности.

1. Сначала научимся наблюдать за тем, на что мы расходуем свое время.

Для этого проведем небольшую диагностику — автохронометраж — учет всех дневных дел и количества времени, затраченного на них. Проводить его можно по-разному. Например, с определенной периодичностью (каждый час, полчаса или 15 минут) отмечать, чем в этот момент заняты (11.00 — работаю с документами; 11.30 — разговариваю по телефону; 12.00 — работаю на компьютере; 12.30 — читаю журнал; 13.00 — обедаю; 13.30 — слушаю музыку и т. д. ).

Автохронометраж можно проводить весь день, хотя для некоторых людей это слишком обременительно: отвлекает от других дел, сбивает с привычного ритма жизни, мешает работе, вызывает раздражение и усталость. Поэтому иногда целесообразнее выбрать промежуток в 3–5 часов (например, тогда, когда вы, скорее всего, занимаетесь ерундой, и время теряется) и записывать свои дела только в это время.

Обычно автохронометраж проводится в течение нескольких дней (желательно не менее трех, а лучше — в течение недели). Потом он уже не требуется. Основная его задача в том, чтобы, анализируя сделанные записи, каждый человек мог разобраться, насколько умно он изо дня в день тратит свое время и какие у него есть резервы.

2. Поэтому на втором этапе выясняем причины, из-за которых время теряется без всякой пользы.

Эти причины называются «поглотителями (пожирателями, ворами, убийцами) времени». Их может быть множество: это и многочасовое просиживание у телевизора, и «зависание» в интернете (в чатах, в играх, в социальных сетях), и болтовня по телефону, и «откладывание дел на потом». Кроме этого, есть и другие негативные привычки и качества, которые могут превратиться в «пожирателей» времени. Например, неумение отделить важные дела от второстепенных; нежелание предварительно планировать свой день; личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т. п. ); незнание того, что нужно делать; частые (и надолго) отвлечения на телефонные звонки; неумение сказать «нет’; недисциплинированность, неумение доводить начатое до конца; долгое раскачивание в начале каждого дела; трата времени на мелкую и рутинную работу в то время как до важных дел руки не доходят; незнание своего личного ритма физической и умственной активности, очень легкая отвлекаемость на малейшие помехи. И, конечно, самая негативная привычка — это лень.

Просмотрев записи автохронометража, каждый человек сможет определить, какие из его привычек «воровали» время, какие занятия были не результативны, что больше всего отвлекало, что мешало завершить начатое дело за один прием. Можно даже подсчитать, сколько минут и часов, и на какую ерунду было потеряно в течение одного конкретного дня и всего периода самонаблюдения.

Чтобы изменить ситуацию к лучшему надо постепенно сокращать количество времени, отдаваемое «пожирателям»: потраченное на пустые разговоры и сплетни, бесцельное переключение каналов телевизора, компьютерные игры, лень и т. д. Иногда полезно говорить вежливое «нет» людям и делам, которые отвлекают от работы и мешают осуществлению планов. Также важно сокращать продолжительность телефонных разговоров, особенно, если они происходят от скуки, из склонности к болтовне. Еще одна полезная привычка, помогающая не терять время — наводить порядок в вещах и документах, своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные и аккуратно раскладывая остальные. Тогда время будет тратиться на работу, а не на поиски нужного предмета.

Чтобы себя дисциплинировать, рекомендуется составить список никчемных занятий и привычек, «ворующих» время, назвав его «Я стараюсь этого не делать! «Туда можно заносить все, что не приносит пользы, но не стоит пытаться устранить все помехи сразу. Это слишком сложно и только вызовет дополнительный стресс. Достаточно выбрать три наиболее „время поглощающие“ помехи и придумать способы, как их устранить. Если одолеть хотя бы их, то потери времени значительно сократятся.

3. После того, как разобрались с «ворами», надо решить, на что потратить высвободившееся время.

Лучше всего, использовать его на достижение каких-либо значимых целей, а не на новую ерунду. Поэтому сначала надо поставить себе цели, а потом спланировать, как их достичь.

Поставить цели — значит озвучить свои желания и мечты, заглянуть в свое будущее, сконцентрировать внимание на том, что должно быть достигнуто. Цели показывают, в каком направлении двигаться и каковы должны быть ожидаемые результаты. А это помогает не отвлекаться на мелочи и не тратить время впустую.

Ставить цели очень важно, так как они помогают обрести смысл и почувствовать «вкус жизни». Когда человек ставит перед собой конкретную цель, его подсознание мобилизует все силы, чтобы его стремления осуществились, и начинает по-новому перерабатывать содержащуюся в подсознании информацию (факты, образы, переживания). Если у человека есть цель, то любая поступающая к нему информация стимулирует подсознание, и оно начинает предлагать новые подходы и способы решения жизненных проблем. И это помогает справляться с трудностями. И это — основа успехов в учебе, работе и личной жизни.

Определить свои цели — означает выяснить, что, когда, (к какому сроку) и в каких масштабах нужно достичь. Но прежде, чем сформулировать и записать цели, желательно определиться, в каких сферах жизни важно продвинуться. Предлагаем приблизительный перечень этих сфер:

* Учеба и работа (приобретение знаний, умений). Сдача экзаменов и получение аттестата или диплома. Продолжение образования, получение новой или смежной специальности. Профессиональное развитие, повышение квалификации, карьерный рост. Изучение иностранных языков. Обучение вождению автомобиля. Освоение персонального компьютера.

* Здоровье. Хорошее физическое состояние. Контроль веса. Правильное питание. Избавление от вредных привычек. Уход за телом. Снятие психоэмоционального напряжения.

* Личное развитие. Наличие хобби и увлечений. Занятия спортом. Путешествия. Посещение театров, кино, концертов. Чтение книг. Расширение знаний в области культуры, политики, экономики, социальных наук. Развитие способностей.

* Отношения с окружающими. Создание семьи, воспитание детей. Уход за пожилыми членами семьи. Поддержание дружеских отношений. Укрепление родственных связей. Расширение деловых связей. Общение с известными, влиятельными людьми. Благотворительность.

* Материальное положение. Поиск возможности заработать наличные средства. Получение материальной независимости. Повышение доходов. Стремление к обеспеченности. Наличие квартиры или собственного дома, машины, мебели, одежды, украшений. Свобода в личных тратах.

* Творческая самореализация. Облагораживание окружающего пространства. Сотворение красоты. Поддержание чистоты, уюта и гармонии в доме. Создание произведений искусства. Декоративно-прикладное творчество.

Все эти сферы для каждого из нас являются важными, и в каждой из них хочется достичь успехов. Поэтому люди часто распыляются, ставят перед собой значительно больше целей, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них просто не хватит сил, времени и способностей. Поэтому необходимо установить приоритеты, то есть решить, какие цели являются наиболее важными, какие — средне важными, а с какими можно повременить. Для начала рекомендуется выбрать из выше предложенного списка не более трех сфер, и в каждой из них сформулировать конкретную цель.

Окончание следует.