Окончание. Начало в № № 33, 34

Когда цели определены, то появляется желание сразу же их реализовать. Но не надо суетиться: каждую цель рекомендуется разделить на отдельные задачи, определив, что, когда и в какой очередности сделать. Например, цель — путешествие во время отпуска. Задачи — решить, куда поехать, накопить определенную сумму денег, оформить все необходимые документы, купить билеты, собраться в дорогу и т. д. Все это лучше записывать, соблюдая следующие рекомендации:

* Задачи формулировать конкретно, используя «активные» глаголы: прочитать, выучить, решить, собрать, купить, обеспечить и т. п.

* Крупные задачи делить на более мелкие: чем задача конкретнее, тем легче в исполнении.

* Формулировать задачи, так, чтобы их выполнение можно было оценить в каких-то единицах измерения, например, в килограммах, рублях, процентах, штуках, днях и пр.

* Устанавливать сроки выполнения, хотя бы приблизительные, и пытаться в них уложиться.

* Хвалить себя после того, как очередная задача выполнена.

Вот теперь, в списке ежедневных домашних и профессиональных дел появляются ориентиры, которые помогают осмыслить, что работает на достижение целей и задач, а что — является ежедневной рутиной, а то и пустой потерей времени. С помощью этих ориентиров можно планировать свою деятельность на любой срок: на день, неделю, месяц, год и т. д.

Для чего нужно планирование? Не все любят составлять планы, поскольку считают это лишней тратой времени и сил, которых и так не хватает? Однако успешные люди делают это всегда, так как именно планирование повышает производительность работы и эффективность жизни вообще.

Если же человек не имеет ясной картины своих дел, то все, что ему нужно сделать, представляется в виде беспорядочного вороха крупных и мелких задач. Его мозг вынужден удерживать в памяти и постоянно обдумывать большое количество дел (вынести мусор, купить хлеб, позвонить родителям, выкупить лекарство в аптеке и т. п. ). И чем больше таких дел, тем труднее понять, что важно, а что — не важно, что — срочно, а с чем можно повременить. Многие вещи попросту забываются или остаются незамеченными, притом, что мозг работает с перегрузкой. Дела делаются в случайном порядке, который зависит от сиюминутного настроения человека, от других людей и внешних обстоятельств. В результате такого «дергания» человек вроде бы целый день чем-то занимался, суетился, старался, за что-то (или кого-то) переживал, но к вечеру кроме усталости и опустошенности, ничего не ощущает. А еще — корит себя за то, что что-то не успел или забыл. Неудивительно, что такой человек будет находиться в постоянном напряжении, и практически лишен покоя. Выход один,— разгружать мозг от той информации, которая может быть записана и систематизирована на листе бумаги, то есть планировать.

Для этого сначала составляем список дел — записываем все, чем предстоит заниматься, например, в течение следующего дня. Лучше начать это делать заранее, накануне вечером, а утром, на свежую голову — подкорректировать.

Теперь определяем очередность выполнения дел, занесенных в список, то есть расставляем приоритеты. Для этого хорошо подходит метод «АБВГД». Буквой А отмечаются самые важные дела с самыми нужными результатами и с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Дела, отмеченные буквой Б — вторые по значимости, В — третьи и т. д. Буква Д означает «долой! «: ею отмечают малосущественные занятия, которые ни на что особенно не влияют. Главное правило метода „АБВГД“ состоит в том, что не стоит браться за дело Б, пока не выполнено А, а за дело В, пока не сделано Б, и т. д.

Составляя план, не стоит все абсолютизировать и пытаться сосчитать каждую минуту. Будем реалистами и учтем несколько важных моментов. Во-первых, всех дел не переделать, желаний может быть больше, чем возможностей, а потому — что-то в составленном списке будет откладываться и переноситься на другое время. Но это не повод для переживаний и самобичевания. Главное — выполнять дела, помеченные буквой А, и большую часть дел Б.

Во-вторых, могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые заранее предсказать нельзя, но на которые тоже потратится часть времени.

И, в-третьих, в списке дел должно быть выделено время не только на «серьезные» занятия, но и на так называемый «сервис» и на отдых.

Однако планирование может оказаться не эффективным, если на некоторые вроде бы небольшие дела, затрачивается неожиданно много времени.

4. Поэтому на следующем этапе мы учимся экономить время, сокращая его потери с помощью различных методик и приемов.

Одна из них — методика распределения дел по степени их регулярности и неотложности. Для нее желательно составить список дел на несколько дней, например, на неделю. В этом списке будут дела сложные и простые. Сначала эти дела надо упорядочить, а именно разделить сложные на несколько более простых. В результате в списке остаются простые, конкретные задачи, для каждой из которых определены день и время выполнения.

Затем составленный список разделяется на два: список регулярных дел и список прочих (нерегулярных) дел. К регулярным относятся дела, процедура выполнения которых остается одной и той же; или те, которые нужно делать периодически: каждый день, каждую неделю, месяц.

Сократить количество «горящих» дел помогает использование различных «напоминалок», особенно если взять за привычку заглядывать в них перед тем, как составить план завтрашнего дня. Еще один вариант «напоминалок» — записывать «негорящие» дела на определенную дату ежедневник, и вот тогда-то выполнять их наряду с регулярными, не откладывая.

Кстати, уже упомянутый выше прием деления сложных дел на простые существенно экономит время. Так, если генеральная уборка квартиры пугает своими масштабами, можно в своем плане ежедневно выделять 20–30 минут для поддержания чистоты и порядка.

Еще один эффективный прием экономии времени — классификация и объединение по темам. Это относится к вещам, документам, к информации, которую необходимо сохранять. Например, чтобы не теряться в ворохе квитанций, счетов, инструкций и не тратить время на поиски, можно выделить для документов отдельный ящик письменного стола, рассортировать их по темам и разложить по отдельным файлам и папкам: личные документы, коммунальные услуги, гарантийные талоны, инструкции по эксплуатации и т. п.

Прием совмещения несколько дел одновременно не только высвобождает время, но и дает двойную выгоду (сочетание полезного с приятным). Например, можно готовить еду и слушать познавательную передачу по радио и т. д.

5. Ну и наконец, пора переходить к самому приятному — к отдыху.

Чтобы плодотворно работать, нужно хорошо отдыхать. Не всегда правы те, кто думает, что чем больше они поработают, тем больше дел переделают. Уставший человек менее работоспособен: невнимателен, раздражителен, рассеян. Он начинает делать ошибки, на исправление которых опять-таки уходит время.

Отдых — это не блажь, не лень, не уход от работы, а забота о сохранении сил и ясности мыслей. Можно считать, что это — работа по восстановлению потраченной энергии, чтобы потом вновь направить ее на достижение целей и решение жизненных задач.

И вот тут можно вспомнить о «поглотителях времени» и посмотреть на них с другой стороны. Почему нам трудно от них избавиться? Почему мы попадаем в зависимость от них? Да потому, что они дают нам возможность отдохнуть от дел и работы, отключиться от забот. Нет ничего плохого в просмотре телевизионных передач, в компьютерных играх, в интернет-общении или в любых других формах досуга. А вред от них начинается тогда, когда мы теряем счет времени, когда разновидность отдыха превращается в «пожирателя времени». Чтобы не попасть в эту ловушку, достаточно придерживаться мудрой русской пословицы: «Делу — время, потехе — час». А потом, с новыми силами — к занятиям, чтобы не спеша и не уставая, успевать делать то, что важно и находить время на себя и на своих близких,— ради этого и стоит учиться правильно использовать отпущенное время.