Продолжение. Начало в №  21.

У каждого из нас есть потребность в общении,— у кого-то в большей степени, у кого-то в меньшей. Мы каждый день взаимодействуем с членами семьи, друзьями, коллегами, соседями, просто со случайными прохожими, и на разговоры с ними может уходить несколько часов в день. Это совсем не плохо, если общение содержательно, избавляет от одиночества и удовлетворяет жизненно важные потребности, но при переизбытке «пустых» разговоров мы можем превратиться в мощных хронофагов, отнимающих время друг у друга и отвлекающих от дел.

Рассмотрим правила, помогающие быть коммуникабельным, но при этом грамотно распоряжающимся своим и чужим временем.

1. Общение с посторонними людьми. Возьмите себе за правило: перед любой беседой ставить конкретную для себя цель — что-либо узнать, донести, убедить, попросить, поблагодарить, понять,— и ведите разговор, следуя этой своей цели. Старайтесь устанавливать для себя временные рамки общения при встрече.

2. Нежданные посетители. Если мы работаем, и нас отрывают от дел, приходится отвлекаться и прерывать ход мыслей, связанных с работой. После разговора мы продолжаем «докручивать» в голове то, что мы услышали, и включиться в работу становится намного сложнее. Бывают ситуации, когда не получается убедить собеседника, что вам сейчас нужно поработать, и на этот случай есть несколько эффективных приемов.

Например, когда к вам подходят, чтобы поболтать, можно сразу встать и пойти навстречу. Поприветствовать собеседника и сказать, что сейчас вам нужно идти, но по дороге вы можете обсудить важные вопросы. Если все важные вопросы кончились или их нет — идти в другое место, например, в соседний отдел, в буфет или в туалет, и оставаться там до тех пор, пока собеседник не уйдет.

Еще один прием — алгоритм быстрого окончания общения путем ускорения его до нескольких минут. Он подходит для предупреждения пустой болтовни и состоит из трех шагов: 1. Похвалить собеседника: «Классно, что ты зашел (позвонил). С тобой так здорово общаться, особенно на такие интересные темы» (только не опускайтесь до лжи — похвала должна быть искренней). 2. Четко зафиксировать ограничение времени: «Но сейчас у меня мало времени. Давай быстро решим все вопросы, через 5 минут я должен уйти (или у меня важный звонок)». 3. Ровно через указанное время быстро попрощаться и уйти или положить трубку: «Ну все, пока, дружище! До созвона! До встречи!»

Еще один способ быстрого прекращения разговора — метод «бутерброда»: сначала скажите собеседнику что-то приятное, например, согласитесь с одним из его утверждений или поблагодарите за информацию (но только не критикуйте!), а потом, сразу же извинитесь и скажите, что у вас сейчас важное дело, что вам нужно поработать или уйти. Затем пообещайте вернуться к обсуждаемому вопросу позже, после того, как вы освободитесь. Еще раз поблагодарите и сразу же вежливо, но настойчиво прощайтесь.

Если же разговор затянулся, и вы никак не можете его «свернуть», покажите тому, с кем разговариваете, что вам неинтересно. Сделайте отрешенный вид и не смотрите на собеседника, например, переведите взгляд в правый или левый верхний угол или «уткнитесь» в документы. Бывает, этого вполне достаточно, чтобы посетитель понял, что время общения закончилось, и сам ушел.

3. Уважайте время других. Если вам необходимо обратиться к другому человеку, сначала вежливо задайте вопрос: «Извините, вы сейчас свободны? Можете уделить мне время?». Копите дела, если они несрочные. Лучше подойти один раз и сразу решить несколько вопросов, чем многократно отвлекать себя и других от работы по каждому вопросу в отдельности.

4. Очень опасными поглотителями времени являются мероприятия, корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать «для галочки».

Что делать? Договоритесь с коллегами или начальством, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо. Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении, и вы не будете отвлекать других. Выделите специальные часы для общения с коллегами и не отвлекайтесь в другое время. Отправляясь на встречу, возьмите с собой книгу, планшет или ноутбук; тогда, если вам придется ждать, это время не пропадет напрасно. Будьте пунктуальны сами. Помните, никто не любит ждать, но почему-то многие опаздывают.

5. Виртуальное общение. Социальные сети, а также форумы — очень удобный, но зачастую затратный по времени вид связи. Каждый раз, заходя в социальную сеть или открывая страничку форума, спросите себя: «Зачем мне это? Какую проблему я хочу решить? Какую пользу я получу от общения здесь? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду сюда?», и только после ответов на все эти вопросы, начинайте виртуальное общение. Установите себе лимит времени, который можете потратить на это, и не превышайте его.

6. Хаос в делах и в вещах — еще один хронофаг, который забирает время в результате неумения организовать работу, планировать задачи и выстраивать приоритеты.

Что делать? Составлять планы на день, на неделю, на месяц, учитывая при этом время, которое необходимо на отдых, питание и восстановление сил. Определить, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить. Готовиться к любой встрече или совещанию заранее, чтобы ничего не забыть и не перепутать.

7. Все мы живые люди, и у нас есть чувства и эмоции, которые могут препятствовать эффективному решению поставленных задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени,— страхи, особенно страх начать новое дело, а также синдром откладывания (самосаботаж), волнение из-за каждой мелочи, медлительность (долгая «раскачка»), или наоборот, поспешность, а еще — быстрая потеря интереса до окончания дела. В результате работа либо не начинается, либо «буксует», либо «запарывается», либо забрасывается.

Что делать? Признать существование проблемы,— это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы она начала решаться. Отдохнуть, сменить сферу деятельности, восстановить физические и моральные силы,— это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему. Изучить себя, узнать, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам, и использовать для их коррекции специальные курсы, книги по психологии, приемы самонастроя и медитации.

8. Делегирование ответственности. Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берем на себя, не умеем распределять объем работы, не владеем навыками командной деятельности. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.

Что делать? Не стесняться спрашивать результаты работы с тех, кто ее выполняет. Освоить технологию конструктивного отказа, к примеру: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь, но сейчас я занят собственным проектом и не могу уделить время вашей проблеме. Но я могу заняться вашим делом чуть позже или же перепоручить его другому человеку. Либо вы сами обратитесь за помощью к другому исполнителю». Важно при этом избавиться от чувства вины, свойственного ответственным людям.

9. Ну, и, конечно, самый трудный вариант — общение с родными и близкими, особенно с пожилыми. Здесь нужно проявлять максимум любви и такта. Самый простой прием, когда вы уже выяснили, что у человека все в порядке или по крайней мере, все стабильно — мягко завершить разговор: «Ой, прости, я забыл, что у меня срочная встреча».

Если вы заметили, что разговоры всегда ведутся об одном и том же, надо подкидывать новые темы: когда-то рассказать о ком-то из общих знакомых; когда-то — о новой книге, которую вы прочитали и советуете тоже прочитать. Такие темы довольно быстро исчерпываются, и разговор заканчивается естественным образом.

Окончание следует.

Психолог Дина Нагимова